Cómo gestionar tus referencias bibliográficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader)

La gestión de referencias bibliográficas y de los documentos en PDF es fundamental para cualquier persona que se dedique a la investigación y, de forma más general, para cualquier persona en proceso de aprendizaje que deba gestionar información en este formato. En el presente artículo voy a explicar la parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje que aborda esta área tan crucial para mi trabajo. Parto de la base de que existen otras alternativas. La siguiente combinación de aplicaciones y dispositivos es la que actualmente yo utilizo. En concreto los dispositivos con los que ahora trabajo son Mac (MacBook Pro, iPad e iPhone), si bien las aplicaciones que utilizo son multiplataforma (o existen alternativas) con lo que no debería haber problema a la hora de adaptarlas a otro entorno.
Para funcionar necesitas disponer de las siguiente aplicaciones:
  • Mendeley (para el ordenador personal y para el iPad y/o iPhone): un gestor de referencias bibliográficas y de ficheros PDF con funciones de red social.
  • Dropbox (instalado en el ordenador personal; si alguien aún no lo tiene puede abrirse una cuenta a través de esta invitación): un servicio de alojamiento en la nube.
  • GoodReader (para iPad: versión gratuita o completa): un lector y editor de ficheros PDF (también puede leer otros formatos).
Mendeley es un gestor de referencias bibliográficas que integra las funcionalidades de una red social de investigadores. Para usarlo se debe abrir un usuario en la plataforma y descargar su aplicación de escritorio. Adicionalmente, si se posee iPad y/o iPhone u otros dispositivos móviles se puede instalar la aplicación Mendeley Lite que permite acceder a las referencias bibliográficas almacenadas.
Una vez que tenemos instalado Mendeley en el ordenador podemos agregar los archivos PDF que tengamos. Si estos llevan metadatos incorporados (título, autores, años, páginas, etc.), el sistema los reconocerá completando dicha información en la referencia correspondiente al documento. Los datos que falten habrá que completarlos manualmente o haciendo una búsqueda (en Google Scholar, por ejemplo). Una vez has incluido documentos en Mendeley estos aparecerán dentro de la pestaña Unsorted del menú lateral izquierdo. Permanecerán ahí hasta que los arrastres a alguna de las carpetas o grupos que crees al efecto.

Aplicación de escritorio de Mendeley

Mendeley tiene una serie de ventajas como son:
  • Te permite guardar todas tus referencias bibliográficas en su aplicación así como en la nube (a través de su página web). El sistema te permite no solo sincronizar la referencia sino también el propio archivo pudiendo acceder a él desde cualquier parte.

Mendeley en la nube

  • La función de red social permite seguir a otros investigadores. Cada usuario dispone de un perfil donde puede almacenar sus publicaciones. Esta virtud permite que se creen fácilmente grupos abiertos o cerrados donde compartir referencias bibliográficas, lo cual resulta muy interesante para encontrar investigadores con intereses similares y bibliografía útil. Si el grupo es cerrado se permite compartir también los ficheros PDF al margen de la simple referencia bibliográfica.
  • El sistema te ayuda a organizar automáticamente los ficheros PDF en carpetas y les da un nombre con características predefinidas de manera automática, ahorrando mucho tiempo, dado que la gestión se hace a través de una interfaz muy sencilla y no a través de la opción de renombrar los ficheros manualmente desde el propio sistema operativo.
  • Es gratuito con los siguientes límites de almacenamiento: 1 giga de espacio personal en la Web y 100 mb para espacio compartido (a través de grupos privados con otras personas). Si quieres más debes analizar los planes premium que tienen. Dependiendo del volumen de ficheros que manejes el giga de capacidad puede ser suficiente o no. En mi caso no lo es, por lo que he integrado Mendeley con Dropbox para aprovechar el almacenamiento que tengo disponible para mantener mis PDFs accesibles desde cualquier parte.

 ¿Cómo integrar Mendeley y Dropbox?

En Mendeley vamos a la opción Preferences y seleccionamos Organize my files indicando una carpeta que esté alojada dentro de la carpeta de Dropbox. A continuación se seleccionea Sort files into subfolders indicando los elementos que queremos que compongan el nombre de nuestra carpeta (en mi caso, el autor del artículo). Finalmente seleccionamos Rename document files, indicando también cómo deseamos que Mendeley guarde los archivos.

Organización de los archivos en Mendeley
 

Tras hacer esto, cada vez que abramos un documento en Mendeley este se guardará de acuerdo con los parámetros establecidos. Es decir, cada vez que modifiquemos el nombre de un autor, incluyamos el año de publicación o corrijamos el título de un artículo, automáticamente el fichero se renombrará y se guardará conforme a los nuevos parámetros. Dado que se guardan en Dropbox, estos se sincronizarán automáticamente. Hay que tener en cuenta que, siguiendo este sistema, Mendeley lo único que almacena es la referencia bibliográfica (sincronizada en su web) y la dirección del fichero correspondiente a la referencia en nuestro ordenador (recomiendo pues no marcar la opción de sincronizar ficheros en ninguna de las carpetas).

Entiendo que si respetamos la estructura de ficheros sería posible utilizar Mendeley y Dropbox en distintos ordenadores (por ejemplo, el portatil y el ordenador fijo de casa o el trabajo). En todo caso esta opción no la he comprobado, dado que actualmente sólo trabajo con uno de ellos. Sería bueno que alguien que lo haya hecho nos comentara los resultados.

A continuación se puede observar la estructura de carpetas y archivos de mi carpeta Mendeley en el ordenador.

Estructura de carpetas y archivos en el ordenador
 

Una recomendación. Dado que los archivos PDF los descargamos generalmente desde el navegador, ya sea en forma de adjuntos a un correo desde una página web, es útil, si el navegador da la opción, indicar que los PDF los abra con Mendeley. Esto automáticamente incorporará el fichero a nuestro entorno de gestión de PDFs. Con Firefox esto se puede hacer fácilmente. Con Google Chrome lo que hago es descargar todos los ficheros dentro de una carpeta (Downloads en mi caso) y utilizar la opción que tenéis debajo: Watched Folders. Esta opción hace que cada vez que se guarde un PDF dentro de la carpeta “vigilada”, Mendeley lo incorpore a nuestra lista de referencias unsorted. Es preciso indicar que esta operación no elimina los archivos en el fichero de origen, es decir, los duplica, por lo que luego tendremos que borrar el contenido de dicha carpeta.

Configuración de carpetas “vigiladas”

Empleo del sistema en el iPad, iPhone u otro dispositivo

Hasta aquí no hemos salido del ordenador base. Ahora damos el salto a los dispositivos móviles. Es algo laborioso la primera vez, pero efectivo y sin coste.
Una vez instalado GoodReader y Mendeley Lite, toca sincronizar la información. Para ello en el panel de la derecha de GoodReader seleccionamos Dropbox dentro la opción Connect to Server. Esto permite que la aplicación pueda acceder a nuestra información en la nube. A continuación vemos las carpetas existentes y seleccionamos aquella donde se encuentran los archivos de Mendeley. En algún momento se nos preguntará (en inglés) a qué fuente queremos darle preferencia a la hora de sincronizar. Esto es, si solo se sincronizan los cambios hechos en Dropbox (sólo se descarga información) o si la sincronización es en ambos sentidos (también se suben a Dropbox los cambios hechos en los ficheros desde GoodReader). Recomiendo esta segunda opción para optimizar las opciones de subrayado y anotación.

Selección de las carpetas sincronizadas con GoodReader
La sincronización no se hace automática si no que en Remote Sync, donde veremos las carpetas sincronizadas, deberemos preionar periódicamente para que se haga.

Sincronización de archivos
 

La siguiente imagen muestra la estructura de archivos en GoodReader. Idéntica a la que existe en nuestro ordenador, como vimos más arriba.

Carpetas sincronizadas con Dropbox en Goodreader
 

Trabajo con los documentos

Tras montar todo este sistema es el momento de empezar a trabajar con los documentos.

En GoodReader sólo tenemos los ficheros; sin embargo, salvo que sepamos qué documento queremos consultar desde el iPad, será necesario acceder a Mendeley Lite, donde se sincronizan nuestras referencias bibliográficas, ordenados en carpetas temáticas y grupos. Allí buscamos la referencia y con el nombre del autor, buscamos en GoodReader la carpeta en la que se encuentra el documento que buscamos.

Mendeley Lite en el iPad
 

Una vez localizado nuestro archivo en GoodReader lo abrimos, leemos, subrayamos y anotamos de acuerdo a las múltiples posibilidades que nos da la aplicación.

Texto anotado en GoodReader
 

Una vez trabajado el texto, en el icono de abajo a la derecha (con una flecha), seleccionamos la opción de enviar informe por correo electrónico. En este informe aparecerán las notas escritas, el texto subrayado, etc. indicando la página del PDF a la que corresponde. Me autoenvío el correo electrónico y dicho informe lo anexo en Mendeley Desktop a la secciones de notas de la referencia a la que corresponde.

Documento anotado visto en Mendeley

¿Qué hacer para ver nuestro texto subrayado en Mendeley Desktop? Simplemente hay que sincronizar la carpeta a través de Dropbox, como vimos más arriba, para que el fichero que hemos modificado acabe en la carpeta de nuestro ordenador con las marcas de subrayado. Para que el proceso no falle es importante que en el intervalo de tiempo en que se está trabajando con el fichero en el iPad no modifiquemos su información de autor, año y título en Mendeley ,ya que al sincronizar los registros no coincidirán y habrá que arreglar el desaguisado. Otro consejo importante: cuando empecemos a anotar un fichero en GoodReader nos preguntará si queremos hacerlo en el mismo fichero o crear una copia. Si creamos una copia, cuando sincronicemos deberemos añadir el fichero a Mendeley ya que al cambiarle el nombre no lo tiene en sus referencias. En mi caso rara vez creo copias al anotar un documento. Únicamente en el caso de que sea un PDF que no pueda volver a conseguir y quiera mantener una versión sin anotaciones.

Este es mi sistema. Funciona, es efectivo, seguro y sin coste. Requiere un tiempo habituarse a él pero incrementa la productividad por diversas vias: gestión de documentos, conectividad con otros investigadores, lectura a través de dispositivos móviles y fácil anotación y, de paso, mayor seguridad manteniendo nuestros documentos con copia en la nube.

Os agradecería sugerencias, consejos, alternativas, etc. para seguir mejorando esta parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje.

9 Comentarios

  • Encarna1 diciembre 2012 a las 10:27

    Te felicito por la presentación. Gracias por compartirla.

  • daniel jiménez3 diciembre 2012 a las 22:35

    Muchas gracias. Muy útil y muy claro.

  • Miriam7 diciembre 2012 a las 02:27

    Excelente presentación gracias por compartir la información

  • pjromero8 diciembre 2012 a las 12:28

    Muchísimas gracias Esteban. Muy útil.

  • Belén Pérez-Lorenzo19 enero 2013 a las 21:10

    Buen post Esteban, gestión de la información personal.

  • Esteban21 enero 2013 a las 08:35

    Gracias, me alegra que pueda ser de utilidad.

  • Emilia Díaz23 enero 2013 a las 02:25

    Muchisimas gracias por la información. Quiero hacer un repositorio con los pdf de los artículos cuyo resúmenes publico en mi blog.
    Me pareció fabuloso Mendeley! pero como hago para incluirlo en el blog?
    quiero decir que los usuarios del blog tengan acceso a los pdf
    Gracias
    Emilia

  • Esteban23 enero 2013 a las 02:40

    Básicamente te diría que no puedes hacerlo si quieres respetar el copyright que la mayoría de revistas tienen. Hay un servicio que se llama Sherpa Romeo que te puede facilitar información sobre las políticas de copyright de las revistas (http://www.sherpa.ac.uk/romeo/). Para revistas en español hay una alternativa que se llama Dulcinea (http://www.accesoabierto.net/dulcinea/). Cada vez son más las revistas que proporcionan formas de publicación de los artículos a los propios autores (por ejemplo, una copia del artículo previo a su revisión o el último borrado entregado). En todo caso, salvo que la revista sea de acceso abierto no es posible publicar los artículos por tu cuenta.

    Espero que te haya aclarado algo.

  • Antonio Gómez-Martín13 febrero 2014 a las 15:49

    Buenas Esteban. Estoy poniendo a punto todo este sistema que explicas, y tengo una duda en el apartado que dice: “Hay que tener en cuenta que, siguiendo este sistema, Mendeley lo único que almacena es la referencia bibliográfica (sincronizada en su web) y la dirección del fichero correspondiente a la referencia en nuestro ordenador (recomiendo pues no marcar la opción de sincronizar ficheros en ninguna de las carpetas).”

    No encuentro la opción “sincronizar ficheros” para desactivarla, automáticamente se suben todos los pdfs a mi cuenta Mendeley Web, ocupando espacio. Cuando entras en la pestaña “General” de Preferences/Options de tu cuenta Mendeley Desktop, ¿Te aparece la barra con memoria utilizada casi completa?

    Gracias
    Antonio

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