Integración de medios sociales para una comunicación y gestión de información centrada en los estudiantes
El presente proyecto pretendía incorporar las tecnologías y la filosofía de la Web Social en la gestión de la información en el Departamento de Economía Financiera y Contabilidad.
El Departamento de Economía Financiera y Contabilidad es uno de los principales departamentos, por número de profesores y de estudiantes, de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales y de la Universidad de Granada en su conjunto. Durante el curso 2011/12 el Departamento ha tenido la responsabilidad de impartir asignaturas en 24 titulaciones y en 11 másteres y doctorados, superando los 6.000 estudiantes matriculados. Cuenta con más de 60 profesores que prestan sus servicios en 6 centros, repartidos por los Campus de Granada, Ceuta y Melilla. Además de las labores docentes, sus componentes realizan una intensa actividad de investigación y transferencia de conocimiento.
El papel del Departamento en la institución universitaria y en la sociedad se enmarca dentro de la consideración de la Universidad como centro generador de conocimiento. Es preciso explotar la experiencia científica alcanzada, aplicando y trasladando a su entorno, el conocimiento adquirido, de forma que se beneficie la sociedad en su conjunto. En el caso concreto de la Universidad de Granada, en los estatutos –Artículo 182.1.- se establece que uno de sus objetivos esenciales es “la investigación, fundamento de la docencia y un instrumento primordial para el desarrollo social a través de la transferencia de sus resultados a la sociedad”. Desde la perspectiva disciplinar en la que nos enmarcamos, la transferencia del conocimiento, el emprendimiento y la cooperación social se constituyen en misiones de la Universidad.
Es evidente que la gestión de un volumen elevado de estudiantes y la coordinación de las actividades del profesorado son labores complejas que requieren de un gran esfuerzo administrativo y organizativo. Dos áreas con espacio de mejora son, por un lado, la comunicación con el estudiantado y otras partes interesadas y, por otro, la gestión interna de la información.
En el primer caso, el Departamento dispone como principal instrumento de una página web que por sus características de diseño institucional es principalmente estática. La información sobre docencia, investigación y transferencia de conocimiento no se desarrolla de manera suficiente en ella. Es preciso a estos efectos su dinamización y su integración dentro de medios sociales de Internet, tales como Twitter o Facebook, servicios que tanto profesores como, principalmente, estudiantes emplean para la interacción social y para mantenerse informados.
En el segundo caso, la coordinación interna del Departamento se realiza básicamente mediante el empleo de correos electrónicos. Siendo un sistema eficaz, su eficiencia podría mejorarse mediante la inclusión de herramientas colaborativas que propiciaran una mayor cooperación así como un incremento en el volumen de información que se comparte, consiguiendo sinergias y contribuyendo a la generación de conocimiento.
El proyecto pretende incorporar las tecnologías y la filosofía de la Web 2.0 (O’Reilly, 2005) en la gestión informacional del Departamento, siguiendo para ello modelos como los propuestos por la Escuela de Organización Industrial (González-López, Pérez-López y Rodríguez-Ariza, 2011).
El proyecto consiste en la integración de medios sociales para la comunicación de información y la interacción con los estudiantes y otras partes interesadas, así como para la gestión interna del conocimiento entre el profesorado. Se trata de definir un espacio adecuado que permita estrechar lazos personales y profesionales, discutir problemáticas científicas y profesionales, y manifestar puntos de vista colectivos sobre cuestiones contables, financieras y de administración empresarial, alcanzando así una mayor difusión de opiniones, estudios e investigaciones.
En el ámbito de la comunicación externa se integraron los siguientes medios sociales:
- Página en Facebook. Facebook es la red social más popular en el mundo con más de 500 millones de usuarios. Casi el 100% de los estudiantes disponen de cuenta en ella. Las páginas son un tipo de presencia en Facebook adecuada para empresas, instituciones y proyectos, ya que permiten a los usuarios seguir sus actualizaciones e interactuar con ella sin necesidad de entablar una relación de “amistad” que pudiera afectar la confianza de los estudiantes y su privacidad.
- Twitter (Figura 3.23). Representa un sitio web de microblogging que permite a sus usuarios enviar y leer entradas de texto de una longitud máxima de 140 caracteres denominados tuits. Es una red con una gran difusión entre estudiantado y profesionales.
El empleo de ambas redes permite la difusión de información al estudiantado y a otros interesados, la gestión de consultas y la monitorización de sugerencias y quejas contribuyendo a mejorar los servicios prestados.
En el ámbito de la gestión interna se han integrado los siguientes instrumentos:
- Google Drive. Se trata de una herramienta colaborativa que se empleará para realizar cuestionarios online tanto a alumnos como entre los propios profesores, así como para recabar información de manera sistematizada.
- Mailchimp. Se trata de un sistema de gestión de envíos de correo.
Adicionalmente, desde la dirección del Departamento se han establecido políticas de comunicación y un programa de formación interna en competencias digitales con el objeto de apoyar el desarrollo del proyecto.
El objetivo principal del proyecto es que el Departamento disponga de una comunicación más transparente, ágil y eficiente, en dos vertientes:
- Comunicación externa: Mejorando la atención prestada al estudiantado principalmente e incrementando la divulgación de las actividades docentes e investigadoras entendidas como un servicio a la sociedad; y
- Comunicación interna: Fomentando la colaboración y la gestión del conocimiento entre los miembros del departamento.
Los objetivos específicos en relación con el estudiantado y el entorno son:
- Comunicar la información relevante del departamento de una manera ágil y eficiente.
- Facilitar la comunicación del estudiantado con el departamento con el objeto de resolver dudas, atender problemas, efectuar consultas y recoger sugerencias de mejora.
- Proporcionar a los interesados en su conjunto información sobre actividades que lleve a cabo el Departamento y que supongan un valor añadido y una transferencia de conocimiento.
- Abrir el Departamento a sectores profesionales y empresariales a través del empleo de los medios sociales.
Los objetivos específicos en relación con los miembros del Departamento son:
- Incrementar el conocimiento de las actividades docentes e investigadores que se realizan en el Departamento.
- Generar espacios virtuales para la colaboración y desarrollo de proyectos.
- Desarrollar las competencias digitales del profesorado.
A lo largo de la vigencia del proyecto se han mantenido reuniones periódicas entre los participantes (Figura 3.24) para organizar las publicaciones a través de los diversos medios de comunicación de que dispone el departamento. Estas sesiones han permitido mantener una presencia dinámica en las redes. Las políticas de publicación y el estilo de comunicación fue el resultado de una negociación entre todos los participantes a partir del análisis de las contribuciones realizadas hasta ese momento, constituyendo un proceso de aprendizaje continuado.
En las primeras reuniones se prestó especial atención a las necesidades de formación del equipo en competencias digitales con el objeto de que fueran capaces de emplear las distintas herramientas (web departamental, Twitter, Facebook).
Al margen se desarrolla en el Departamento un programa abierto de formación en competencias digitales con el nombre de Innovación & Coffee. Su objetivo es fomentar la innovación en la labor docente e investigadora de los participantes a través de la tecnología. El taller combina una parte práctica con un rato de café que tiene por objetivo generar una comunidad de práctica que permita el intercambio de información y la generación de conocimiento.
Las sesiones realizadas a lo largo de la vigencia del proyecto fueron:
- 1ª sesión (14 de noviembre de 2013): Cómo usar Twitter, potenciales usos académicos y Tweetdeck como herramienta para gestionarlo.
- 2ª sesión (19 de diciembre de 2013): Evernote, una herramienta para guardar información, anotarla y editarla.
- 3ª sesión (24 de enero de 2014): Feedly, una herramienta para la suscripción a contenidos.
El desarrollo del proyecto ha permitido un contacto más frecuente y continuado con el conjunto del estudiantado que se ha acercado a estas nuevas formas de comunicación propuestas por el Departamento. De este modo han podido acceder a una mayor cantidad y calidad de información. Dado que los medios de comunicación externa del departamento puestos en marcha son de carácter informal (redes sociales), el alcance de los mismos en relación con el aprendizaje del estudiantado es difícil de valorar de manera precisa. En cualquier caso, por el tipo de proyecto, no constituía este su principal objetivo. Sí hemos podido detectar como antiguos alumnos han comenzado a seguir los medios sociales del Departamento lo cual puede representar una contribución positiva en la línea del aprendizaje permanente.
Si prestamos atención al impacto de la comunicación externa en redes sociales, el 31 de marzo de 2013 se creó un perfil del departamento en Twitter con el usuario @ecofinugr y bajo la siguiente descripción: “Canal de información del Departamento de Economía Financiera y Contabilidad de la Universidad de Granada”. A 18 de febrero de 2014, los datos correspondientes al usuario eran (análisis realizado con twitonomy.com): 440 tuits (1,61 tuits por día; 359 enlaces compartidos, en el 82% de los tuits publicados; 67 retuits realizados, 15% de todos los tuits publicados; 131 usuarios mencionados); se siguen a 274 usuarios; se tienen 309 seguidores (99 retuits recibidos); y el perfil ha sido incluido en 12 listas de otros usuarios.
Los comentarios recibidos en la red se emplearon como indicador para evaluar de forma externa la consecución de los objetivos propuestos. La Figura 3.25 muestra una selección de tuits recibidos en los que se aprecia como:
- El Departamento es seguido por futuros alumnos de la carrera que se encuentran en proceso de acceder a la Universidad de Granada.
- El Departamento es seguido por antiguos alumnos que solicitan información para su formación continuada.
- Existe interés por las actividades realizadas, por ejemplo, en el segundo caso, un homenaje a un profesor jubilado.
Todo ello confirma que el proyecto ha sentado las bases para alcanzar los objetivos de difusión de información perseguidos.
La página creada en Facebook contaba a 18 de febrero de 2014 con 70 “me gusta”.
También se ha conseguido incrementar la generación de contenido en la página web del Departamento. En paréntesis se indica el número de artículos publicados a lo largo de 2013 y principios de 2014: marzo (1); mayo (2); junio (8); julio (6); octubre (3); noviembre (7); diciembre (5); enero 2014 (6).
En relación con la comunicación interna el proyecto resultó en la implantación de una nueva política de comunicación institucional a través de correo electrónico consistente en el empleo de:
- Mailchimp. Se emplea para envíos institucionales desde la dirección del departamento, principalmente a los miembros del mismo, pero también a otros interesados en nuestras actividades. Constituye una mejora considerable en el empleo de la imagen corporativa como se aprecia en la Figura 3.26.
- Grupo de correo de Google. Queda para la comunicación interna entre todos los miembros del departamento (convocatorias, propuestas, boletines, etc.).
Adicionalmente se incluyó en la página web un banner para suscripción por parte de terceros a novedades del Departamento y un calendario para informar de eventos públicos.
La valoración global del proyecto fue altamente positiva dado que se logró generar la presencia en redes para la mejora de la comunicación externa y establecer mejoras en el funcionamiento interno del Departamento. Existe sin embargo un campo amplio para desarrollar el proyecto ya que no consideramos que la presencia en medios sociales sea algo estático sino más bien un flujo dinámico de comunicación. El programa de formación en competencias digitales iniciado en el Departamento fue especialmente relevante para consolidar y sostener este trabajo en el futuro. Queda aún pendiente de realizar un esfuerzo de difusión de los nuevos perfiles del Departamento entre el alumnado y otros.