- Mendeley (para el ordenador personal y para el iPad y/o iPhone): un gestor de referencias bibliográficas y de ficheros PDF con funciones de red social.
- Dropbox (instalado en el ordenador personal; si alguien aún no lo tiene puede abrirse una cuenta a través de esta invitación): un servicio de alojamiento en la nube.
- GoodReader (para iPad: versión gratuita o completa): un lector y editor de ficheros PDF (también puede leer otros formatos).
- Te permite guardar todas tus referencias bibliográficas en su aplicación así como en la nube (a través de su página web). El sistema te permite no solo sincronizar la referencia sino también el propio archivo pudiendo acceder a él desde cualquier parte.
- La función de red social permite seguir a otros investigadores. Cada usuario dispone de un perfil donde puede almacenar sus publicaciones. Esta virtud permite que se creen fácilmente grupos abiertos o cerrados donde compartir referencias bibliográficas, lo cual resulta muy interesante para encontrar investigadores con intereses similares y bibliografía útil. Si el grupo es cerrado se permite compartir también los ficheros PDF al margen de la simple referencia bibliográfica.
- El sistema te ayuda a organizar automáticamente los ficheros PDF en carpetas y les da un nombre con características predefinidas de manera automática, ahorrando mucho tiempo, dado que la gestión se hace a través de una interfaz muy sencilla y no a través de la opción de renombrar los ficheros manualmente desde el propio sistema operativo.
- Es gratuito con los siguientes límites de almacenamiento: 1 giga de espacio personal en la Web y 100 mb para espacio compartido (a través de grupos privados con otras personas). Si quieres más debes analizar los planes premium que tienen. Dependiendo del volumen de ficheros que manejes el giga de capacidad puede ser suficiente o no. En mi caso no lo es, por lo que he integrado Mendeley con Dropbox para aprovechar el almacenamiento que tengo disponible para mantener mis PDFs accesibles desde cualquier parte.
¿Cómo integrar Mendeley y Dropbox?
Tras hacer esto, cada vez que abramos un documento en Mendeley este se guardará de acuerdo con los parámetros establecidos. Es decir, cada vez que modifiquemos el nombre de un autor, incluyamos el año de publicación o corrijamos el título de un artículo, automáticamente el fichero se renombrará y se guardará conforme a los nuevos parámetros. Dado que se guardan en Dropbox, estos se sincronizarán automáticamente. Hay que tener en cuenta que, siguiendo este sistema, Mendeley lo único que almacena es la referencia bibliográfica (sincronizada en su web) y la dirección del fichero correspondiente a la referencia en nuestro ordenador (recomiendo pues no marcar la opción de sincronizar ficheros en ninguna de las carpetas).
Entiendo que si respetamos la estructura de ficheros sería posible utilizar Mendeley y Dropbox en distintos ordenadores (por ejemplo, el portatil y el ordenador fijo de casa o el trabajo). En todo caso esta opción no la he comprobado, dado que actualmente sólo trabajo con uno de ellos. Sería bueno que alguien que lo haya hecho nos comentara los resultados.
A continuación se puede observar la estructura de carpetas y archivos de mi carpeta Mendeley en el ordenador.
Una recomendación. Dado que los archivos PDF los descargamos generalmente desde el navegador, ya sea en forma de adjuntos a un correo desde una página web, es útil, si el navegador da la opción, indicar que los PDF los abra con Mendeley. Esto automáticamente incorporará el fichero a nuestro entorno de gestión de PDFs. Con Firefox esto se puede hacer fácilmente. Con Google Chrome lo que hago es descargar todos los ficheros dentro de una carpeta (Downloads en mi caso) y utilizar la opción que tenéis debajo: Watched Folders. Esta opción hace que cada vez que se guarde un PDF dentro de la carpeta “vigilada”, Mendeley lo incorpore a nuestra lista de referencias unsorted. Es preciso indicar que esta operación no elimina los archivos en el fichero de origen, es decir, los duplica, por lo que luego tendremos que borrar el contenido de dicha carpeta.
Empleo del sistema en el iPad, iPhone u otro dispositivo
La siguiente imagen muestra la estructura de archivos en GoodReader. Idéntica a la que existe en nuestro ordenador, como vimos más arriba.
Trabajo con los documentos
Tras montar todo este sistema es el momento de empezar a trabajar con los documentos.
En GoodReader sólo tenemos los ficheros; sin embargo, salvo que sepamos qué documento queremos consultar desde el iPad, será necesario acceder a Mendeley Lite, donde se sincronizan nuestras referencias bibliográficas, ordenados en carpetas temáticas y grupos. Allí buscamos la referencia y con el nombre del autor, buscamos en GoodReader la carpeta en la que se encuentra el documento que buscamos.
Una vez localizado nuestro archivo en GoodReader lo abrimos, leemos, subrayamos y anotamos de acuerdo a las múltiples posibilidades que nos da la aplicación.
Una vez trabajado el texto, en el icono de abajo a la derecha (con una flecha), seleccionamos la opción de enviar informe por correo electrónico. En este informe aparecerán las notas escritas, el texto subrayado, etc. indicando la página del PDF a la que corresponde. Me autoenvío el correo electrónico y dicho informe lo anexo en Mendeley Desktop a la secciones de notas de la referencia a la que corresponde.
¿Qué hacer para ver nuestro texto subrayado en Mendeley Desktop? Simplemente hay que sincronizar la carpeta a través de Dropbox, como vimos más arriba, para que el fichero que hemos modificado acabe en la carpeta de nuestro ordenador con las marcas de subrayado. Para que el proceso no falle es importante que en el intervalo de tiempo en que se está trabajando con el fichero en el iPad no modifiquemos su información de autor, año y título en Mendeley ,ya que al sincronizar los registros no coincidirán y habrá que arreglar el desaguisado. Otro consejo importante: cuando empecemos a anotar un fichero en GoodReader nos preguntará si queremos hacerlo en el mismo fichero o crear una copia. Si creamos una copia, cuando sincronicemos deberemos añadir el fichero a Mendeley ya que al cambiarle el nombre no lo tiene en sus referencias. En mi caso rara vez creo copias al anotar un documento. Únicamente en el caso de que sea un PDF que no pueda volver a conseguir y quiera mantener una versión sin anotaciones.
Este es mi sistema. Funciona, es efectivo, seguro y sin coste. Requiere un tiempo habituarse a él pero incrementa la productividad por diversas vias: gestión de documentos, conectividad con otros investigadores, lectura a través de dispositivos móviles y fácil anotación y, de paso, mayor seguridad manteniendo nuestros documentos con copia en la nube.
Os agradecería sugerencias, consejos, alternativas, etc. para seguir mejorando esta parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje.