Gestión del tiempo y productividad en entornos digitales

Esta semana Nicholas G. Carr, en una entrevista en El País, alerta de los peligros de los medios digitales en tanto que están tranformando nuestras formas de trabajo, distrayendo nuestra atención y haciéndonos perder profundidad y concentración en nuestro pensamiento. Cito unas líneas reveladoras de su reflexión:

Internet nos incita a buscar lo breve y lo rápido y nos aleja de la posibilidad de concentrarnos en una sola cosa. Lo que yo defiendo en mi libro es que las diferentes formas de tecnología incentivan diferentes formas de pensamiento y por diferentes razones Internet alienta la multitarea y fomenta muy poco la concentración. Cuando abres un libro te aíslas de todo porque no hay nada más que sus páginas. Cuando enciendes el ordenador te llegan mensajes por todas partes, es una máquina de interrupciones constantes.

Entre ayer y hoy he compartido conversaciones con dos colegas y amigos que investigan en la universidad y que me mostraban su preocupación por las distracciones que las redes sociales y el correo electrónico suponían en su día a día. Es una problemática con la que yo llevaba tiempo luchando y que es compartida por mucha gente hoy en día, especialmente cuando trabajas en entornos digitales, basicamente con un ordenador conectado a Internet. El fenómeno aún se incrementa más si cuentas con un teléfono con conexión a Internet.

tiempo

No cesamos de recibir, a través del correo electrónico y de las redes sociales, estímulos en forma de comentarios, mensajes, declaraciones de “me gusta”, invitaciones a eventos, etc.  ¿Quién no se identifica con esta situación? Estás leyendo un informe, un libro, un artículo, ya sea en un ámbito profesional o de ocio, mientras que dejas tu portatil abierto al lado tuyo con el correo electrónico y el Facebook abierto. Apenas puedes concentrarte o no lo haces de la manera en que solías hacerlo porque tu mirada no puede evitar desviarse hacia la pantalla para comprobar si hay alguna novedad. Sabes que en la mayoría de casos no es nada urgente, realmente podrías asegurar que nunca es nada urgente. Hace unos años podías pasar incluso días sin comprobar tu correo. Hace apenas 10 años no tenías teléfono móvil. Sin embargo ahora no puedes estar desconectado; o mejor, no seamos trágicos ni asumamos de antemano que tenemos un problema: lo que realmente ocurre es que no quieres estar desconectado.

Bienvenido, yo tampoco. Realmente creo que el mundo es más interesante así. Ahora bien, creo que es bueno idear estrategias para evitar que nuestra atención se desvíe hacia tentaciones en las que no queremos caer.

Mi primera reflexión es que no hay que renunciar a las redes digitales, simplemente hay que volver a retomar el control sobre nosotros mismos. No es Internet quien nos distrae, sino nosotros los que no somos capaces de mantener la atención hacia aquello que debemos hacer. Para ello, lo primero es retomar nuestro sentido de voluntad. Hacemos lo que queremos.

Algunas estrategias que yo empleo para hacer que las herramientas digitales sean herramientas que incrementen mi productividad y no que la destruya son estas:

  • Divido mis tareas diarias en porciones de 45-60 minutos, si puede ser más no hay problema. Estos periodos son periodos que han de estar libres de distracciones digitales. No es necesario que apagues el ordenador, simplemente abre tu procesador de textos, escribe lo que necesites, lee lo que precises y calma el ansia de comprobar si hay correos nuevos sabiendo que pasado el periodo de trabajo podrás volver a hacerlo.
  • En Internet el tiempo pasa mucho más rápido de lo que nos damos cuenta. Por eso, una medida que he empezado a aplicar en este 2011 es llevar un control del tiempo que dedico a cada tarea. Esto puedes hacerlo utilizando una libreta donde apuntar hora de inicio, finalización y trabajo realizado o utilizando aplicaciones (1, 2, 3) online, en el ordenador o en el móvil. Desde que utilizo el iPhone 4, registro mis actividades utilizando una aplicación que se llama TimeLogger, aunque hay otras muchas. Apuntar mis horarios me permite ser consciente de a qué dedico mi tiempo, a la vez que requiere mi concentración ya que si no hago lo que anoto que he hecho me estoy engañando a mi mismo. Esto es, no me puedo distraer.
  • Cierra tu Facebook. Si te concentras en lo que haces no tendrás la necesidad de estar viendo qué hacen tus amigos o si a alguien le “gusta” lo que haces. Puede ser una buena idea desactivar los avisos por correo, ya que cada vez que entres en la red social podrás comprobar directamente las novedades que hay.
  • Consulta el correo electrónico entre tarea y tarea. Nunca en mitad de una de ellas. Los correos que puedas contestar sobre la marcha, hazlo. Si los dejas para después tendrás que volver a leerlos y perderás más tiempo.
  • Sé breve en tu correspondencia. Salvo que sea un texto literario, una carta de amor o un correo de disculpas que precise mucha justificación, sé conciso. No pierdas tu tiempo escribiendo demasiado ni pierdas el del otro leyendo más de la cuenta. Ahorra formalismos siempre que puedas.
  • Intenta que tu bandeja de entrada esté lo más vacía posible. Las bandejas de entrada son para tareas pendientes. Una vez que hayas leído un correo o contestado a algo, archívalo en su carpeta o con su etiqueta correspondiente.
  • Es bueno contar con una bandeja de entrada única (al menos a mi me funciona muy bien). Es decir, no tengas correos separados, unifica. En ocasiones si no tengo una tarea en mi bandeja de entrada me olvido de hacerla, por lo que puedes mandarte un correo indicando en el asunto la tarea que tienes que hacer.
  • Siente el placer de borrar una tarea hecha. Necesitamos visualizar los logros que conseguimos. Disfruta borrando o archivando correos y tareas o bien tachando en un papel aquellas cosas que ya has realizado.
  • Identica lo que son tareas y no las confundas con objetivos a largo plazo o con deseos. Las tareas son actividades que se pueden hacer en un tiempo relativamente corto o medio de tiempo. Para mí una tarea no es “Hacer la tesis” o “Pasarlo bien en 2011”, por ejemplo. Sí lo son: “Llamar a X para confirmar mi asistencia a la reunión”, “Revisar la bibliografía de un artículo” o “Comprar las entradas para un concierto”.
  • Hay otras herramientas de productividad para hacer lo que debemos y no ir a merced del tiempo. Mi correo electrónico es el de Google y por lo general utilizo todas las herramientas asociadas que me ofrece. Son potentes, gratuitas y se sincronizan fácilmente con dispositivos móviles con conexión a Internet. Por ejemplo, utiliza Google Calendar. Cada vez que haya un correo con una cita o reunión, una tarea con una fecha de finalización, un deadline… apúntalo en el calendario y archiva el correo.
  • Si tienes un móvil con conexión a Internet, utiliza el Google Sync y sincroniza tu información. En los ratos muertos en el autobús, esperando en una consulta o a alguien que se retrasa, aprovecha para limpiar tu correo, revisa tu red social, lee tu Twitter si lo utilizas o tus subscripciones a fuentes de información. Eso te ahorrará tiempo cuando vuelvas a casa o al trabajo y tu ordenador te esté esperando.
  • Reserva un rato a lo largo del día para estar offline, incluso si puedes apaga tu móvil. Cuesta acostumbrarse pero verás como te da lugar a que florezcan las ideas. A esto también ayuda salir a dar un paseo o a correr, al menos a mí.
  • Si no te concentras en tu despacho o en casa, ve a la biblioteca o a una cafetería más o menos tranquila donde no te distraerás porque sabes que te “observan”. Hay días en que he sacado una hora de trabajo en una cafetería que me ha valido por 3 en casa.
  • Cuando empieces la jornada, especialmente si tienes que hacer un trabajo de escritura, deja media hora al menos para poner sobre el papel o en procesador de textos, las ideas. No las redactes. Si empiezas a hacerlo te bloquearás, perderás otras ideas y te aburriras cayendo en la tentación de mirar tu correo o tu Facebook.
  • Especialmente si trabajas en temas de investigación o si preparas tu tesis o unas oposiciones, es probable que los días pasen y no tengas la positiva y gratificante sensación de que vas avanzando. Aprovecha los medios digitales para contar qué has hecho ese día. No necesariamente en primera persona, sino contando qué has aprendido, pensamientos, enlaces de interés, etc. de manera que refuerces tu aprendizaje y que tengas una constancia “material” de que ese día avanzaste.
  • En este sentido, si quieres emplear herramientas digitales y necesitas mayor profundidad y concentración, escribe un blog o edita un wiki. Se lleva su tiempo, pero refuerza tu trabajo y permite visualizar lo que haces.

Estas son alguna ideas que a mí me funcionan para aprovechar más mi tiempo en mi trabajo. Si tú tienes alguna otra técnica, táctica, motivación, truco, que te funcione, deja un comentario. Te lo agradeceré, aprendiendo estrategias nuevas.

4 Comentarios

  • DraXus30 enero 2011 a las 19:51

    Muy interesante, la verdad es que me he sentido identificado. Intentaré aplicar los puntos que propones (algunos ya los hago) para aumentar la productividad.

    Un saludo!

  • Bea30 enero 2011 a las 19:54

    Hola Esteban, a mi me sirve silenciar el sonido del ordenador, lo tengo quitado de forma que es un latazo encenderlo. De esa manera evito caer en la tentación de encender Spotify o ver vídeos en Youtube (que es lo que más me distrae). También suelo descargarme de golpe todos los artículos que pretendo leer y una vez descargados desconecto la wifi del ordenador así, si caigo en la tentación de echar un vistazo a Facebook o a Twitter, no puedo.

    Un saludo

    Bea

  • Raúl30 enero 2011 a las 20:15

    En cuanto al correo, yo diría que lo más práctico es dedicarle, como mucho, tres momentos por jornada laboral (al llegar al despacho, a media jornada y al finalizarla).
    Supongo que conoces http://thinkwasabi.com/, que trata de estos temas.

  • Aaron10 febrero 2012 a las 10:03

    Estoy de acuerdo con el artículo, y también en general con los comentarios, pero quizá veo un poco exagerado lo de desconectar internet, así como no chequear el mail más a menudo. En mi caso al menos, recibo cosas urgentes, lo tengo que revisar. :-)
    Por otro lado, ya que se recomiendan algunos programas, yo quiero recomendar el que utilizo yo, que creo que es lo más útil que tengo ahora mismo.
    Se llama WorkMeter, y mide la productividad de los que trabajamos con ordenador. Se asigna un baremo de productividad por cada aplicación instalada, y según el tiempo que se utiliza cada una, el programa cuenta. Así se crea un gráfico, como un mapa, con tu manera de trabajar, pausas, reuniones, interrupciones y despistes (redes sociales, etc), y al final del día eres consciente de cuantas horas reales has sido productivo, analizas el porqué, y corriges.
    Para mí ha sido la gran solución.

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