Mendeley, un potente gestor de ficheros pdf y de referencias bibliográficas

El presente artículo es el resultado de una publicación anterior de Esteban Romero (@polisea) completada por Sara Terrón (@SaraArq) desde la parte correspondiente a cómo guardar referencias desde el navegador.
La gestión de referencias bibliográficas y de los documentos en PDF es fundamental para cualquier persona que se dedique a la investigación y, de forma más general, para cualquier persona en proceso de aprendizaje que deba gestionar información en este formato. En el presente artículo voy a explicar la parte de mi Entorno Personal de Aprendizaje que aborda esta área tan crucial para mi trabajo.
Mendeley es un gestor de referencias bibliográficas que integra las funcionalidades de una red social de investigadores. Para usarlo se debe abrir un usuario en la plataforma y descargar su aplicación de escritorio. Adicionalmente, si se posee iPad y/o iPhone u otros dispositivos móviles se puede instalar la aplicación Mendeley Lite que permite acceder a las referencias bibliográficas almacenadas.
Una vez que tenemos instalado Mendeley en el ordenador podemos agregar los archivos PDF que tengamos. Si estos llevan metadatos incorporados (título, autores, años, páginas, etc.), el sistema los reconocerá completando dicha información en la referencia correspondiente al documento. Los datos que falten habrá que completarlos manualmente o haciendo una búsqueda (en Google Scholar, por ejemplo). Una vez has incluido documentos en Mendeley estos aparecerán dentro de la pestaña Unsorted del menú lateral izquierdo. Permanecerán ahí hasta que los arrastres a alguna de las carpetas o grupos que crees al efecto.

Aplicación de escritorio de Mendeley

Mendeley tiene una serie de ventajas como son:
  • Te permite guardar todas tus referencias bibliográficas en su aplicación así como en la nube (a través de su página web). El sistema te permite no solo sincronizar la referencia sino también el propio archivo pudiendo acceder a él desde cualquier parte.

Mendeley en la nube

  • La función de red social permite seguir a otros investigadores. Cada usuario dispone de un perfil donde puede almacenar sus publicaciones. Esta virtud permite que se creen fácilmente grupos abiertos o cerrados donde compartir referencias bibliográficas, lo cual resulta muy interesante para encontrar investigadores con intereses similares y bibliografía útil. Si el grupo es cerrado permite compartir también los ficheros PDF al margen de la simple referencia bibliográfica.
  • El sistema te ayuda a organizar automáticamente los ficheros PDF en carpetas y les da un nombre con características predefinidas de manera automática, ahorrando mucho tiempo, dado que la gestión se hace a través de una interfaz muy sencilla y no a través de la opción de renombrar los ficheros manualmente desde el propio sistema operativo.
  • Es gratuito con los siguientes límites de almacenamiento: 2 gigas de espacio personal en la Web y 100 mb para espacio compartido (a través de grupos privados con otras personas). Si quieres más debes analizar los planes premium que tienen. Dependiendo del volumen de ficheros que manejes el giga de capacidad puede ser suficiente o no. En mi caso no lo es, por lo que he integrado Mendeley con Dropbox para aprovechar el almacenamiento que tengo disponible para mantener mis PDFs accesibles desde cualquier parte.

 ¿Cómo integrar Mendeley y Dropbox?

En Mendeley vamos a la opción Preferences y seleccionamos Organize my files indicando una carpeta que esté alojada dentro de la carpeta de Dropbox. A continuación se seleccionea Sort files into subfolders indicando los elementos que queremos que compongan el nombre de nuestra carpeta (en mi caso, el autor del artículo). Finalmente seleccionamos Rename document files, indicando también cómo deseamos que Mendeley guarde los archivos.

Organización de los archivos en Mendeley
 

Tras hacer esto, cada vez que abramos un documento en Mendeley este se guardará de acuerdo con los parámetros establecidos. Es decir, cada vez que modifiquemos el nombre de un autor, incluyamos el año de publicación o corrijamos el título de un artículo, automáticamente el fichero se renombrará y se guardará conforme a los nuevos parámetros. Dado que se guardan en Dropbox, estos se sincronizarán automáticamente. Hay que tener en cuenta que, siguiendo este sistema, Mendeley lo único que almacena es la referencia bibliográfica (sincronizada en su web) y la dirección del fichero correspondiente a la referencia en nuestro ordenador (recomiendo pues no marcar la opción de sincronizar ficheros en ninguna de las carpetas).

Entiendo que si respetamos la estructura de ficheros sería posible utilizar Mendeley y Dropbox en distintos ordenadores (por ejemplo, el portatil y el ordenador fijo de casa o el trabajo). Tras probar esta opción con dos ordenadores Mac durante un tiempo la experiencia indica algunas inconsistencias, debiendo en ocasiones enlazar manualmente el fichero en nuestro disco duro con la referencia en Mendeley. No es óptimo, aunque tampoco excesivamente laborioso dado que los ficheros en el disco duro se graban de acuerdo con los parámetros establecidos en Mendeley.

A continuación se puede observar la estructura de carpetas y archivos de mi carpeta Mendeley en el ordenador.

Estructura de carpetas y archivos en el ordenador
 

Una recomendación. Dado que los archivos PDF los descargamos generalmente desde el navegador, ya sea en forma de adjuntos a un correo desde una página web, es útil, si el navegador da la opción, indicar que los PDF los abra con Mendeley. Esto automáticamente incorporará el fichero a nuestro entorno de gestión de PDF. Con Firefox esto se puede hacer fácilmente. Con Google Chrome lo que hago es descargar todos los ficheros dentro de una carpeta (Downloads en mi caso) y utilizar la opción que tenéis debajo: Watched Folders. Esta opción hace que cada vez que se guarde un PDF dentro de la carpeta “vigilada”, Mendeley lo incorpore a nuestra lista de referencias unsorted. Es preciso indicar que esta operación no elimina los archivos en la carpeta de origen, es decir, los duplica, por lo que luego tendremos que borrar el contenido de dicha carpeta. Aviso: si en ocasiones detectas que un fichero en no ha sido capturado por Mendeley es probable que debas ir a la opción Watched Folders y volver a activarla.

Configuración de carpetas “vigiladas”

Los contenidos anteriores son parte revisada del artículo “Cómo gestionar tus referencias bibliográficas (Mendeley + Dropbox + GoodReader)” en el que planteaba la siguiente combinación de aplicaciones para trabajar con Mendeley desde el iPhone (o cualquier otro teléfono inteligente) y el iPad (o cualquier otra tableta):

  • Mendeley (para el ordenador personal y para el iPad y/o iPhone): un gestor de referencias bibliográficas y de ficheros PDF con funciones de red social.
  • Dropbox (instalado en el ordenador personal; si alguien aún no lo tiene puede abrirse una cuenta a través de esta invitación): un servicio de alojamiento en la nube.
  • GoodReader (para iPad: versión gratuita o completa): un lector y editor de ficheros PDF (también puede leer otros formatos).
 Si alguien desea saber más sobre el tema le recomiendo que lea dicho artículo.

¿Cómo guardar referencias bibliográficas en Mendeley desde el navegador?

Mendeley permite la opción de guardar referencias bibliográficas en nuestra base directamente desde el navegador, para lo que previamente deberemos insertar el marcador Save to Mendeley.

Esto podremos hacerlo seleccionando Install Web Importer desde las herramientas Tools de Mendeley, desde donde se nos redireccionará a la página web de Mendeley para acceder al marcador. Una vez en esta página web, arrastraremos el marcador hacia la barra de marcadores de nuestro navegador (por lo que ésta ha de estar previamente activa).

Instalación de “Web Importer”
Llegados a este punto, ya podemos utilizar esta alternativa para guardar referencias en Mendeley. Aunque el procedimiento siempre será el mismo. Pongamos como ejemplo que estamos realizando una búsqueda bibliográfica en Google académico. Una vez que hemos encontrado las referencias de nuestro interés que queremos guardar, pulsamos sobre el marcador Save to Mendeley. Se abrirá una ventana desde la que se nos muestran todas las referencias encontradas. Podremos guardarlas todas o hacer una selección y guardar únicamente aquellas que nos interesen simplemente pulsando sobre el icono + situado a la derecha de los artículos encontrados. Si escogemos esta segunda opción, desde esta misma ventana podremos editar la referencia y elegir a qué carpeta queremos añadirla así como añadir etiquetas, o abrirla en Mendeley. También ofrece la posibilidad de descargar el archivo PDF en caso de que esté disponible, activando la opción Download PDFs if available.

Guardado de referencias en Mendeley desde Google Académico

¿Cómo insertar bibliografía en un documento de texto desde Mendeley?

Mendeley permite insertar bibliografía en un documento de texto de manera ágil y sencilla. Esto puede hacerse siguiendo dos procedimientos, dependiendo de si queremos elaborar nuestra bibliografía a partir de una selección de referencias registradas en nuestra base Mendeley (opción 1), o de si preferimos obtenerla tras insertar las correspondientes citas en un texto (opción 2).

Opción 1: Bibliografía a partir de una selección de referencias desde Mendeley
En primer lugar, debemos escoger el estilo de cita en el que queremos que se muestre nuestra bibliografía. Para ello, en la barra View de Mendeley marcamos en Citation Style el estilo que deseemos.

Elección del estilo de cita

A continuación, seleccionamos las referencias que queremos incorporar a nuestra bibliografía y en el menú contextual elegimos Copy as – Formatted Citation. O simplemente usamos el atajo de teclado Ctrl + C una vez que hemos hecho la selección de referencias.

Selección de las referencias que compondrán la bibliografía

Por último, sólo resta pegar en nuestro documento de texto las referencias bibliográficas, las cuales aparecerán ordenadas alfabéticamente y con el formato que establecimos al inicio.

Inserción de las referencias seleccionadas en un documento de texto
Debemos de tener en cuenta que si no creamos nuestra bibliografía de una sola vez, sino que copiamos y pegamos referencias sucesivamente, éstas no seguirán un orden alfabético sino que aparecerán por orden de incorporación. Este es un procedimiento muy simple para elaborar bibliografía pero, si ésta se compone de numerosas referencias, puede ser poco operativo.

Opción 2: Bibliografía a partir de insertar citas de nuestra base Mendeley en un texto
Mendeley permite la posibilidad de incluir en un texto las citas de las referencias que tenemos registradas en nuestra base bibliográfica, así como obtener la correspondiente bibliografía.
Previamente deberemos instalar el plugin que habilitará nuestro procesador de textos para insertar las citas. Para ello, iremos a la barra Tools de Mendeley y picaremos en Install MS Word Plugin.

Instalación del MS Word Plugin
Una vez hecho esto, el plugin aparecerá instalado en la pestaña Referencias de nuestro procesador de textos (en mi caso Microsoft Word), y podremos comenzar a citar en nuestro texto y a crear nuestra bibliografía.

Inclusión de Mendeley en el procesador de textos
En el desplegable Style, elegimos el estilo de cita con el que queremos que aparezcan nuestras referencias en el documento. No obstante, el estilo puede cambiarse cuando deseemos, y éste se cambiará en el texto automáticamente.

Pulsando en el icono Insert Citation buscaremos la referencia por autor, título, año, palabras clave… Aparecerá una lista con las entradas coincidentes con nuestra búsqueda y bastará con seleccionar la referencia deseada. Este procedimiento puede repetirse, en caso de querer insertar varias citas a la vez. Para terminar, pulsamos OK y aparecerán las citas insertadas en el texto.

Búsqueda de las referencias a citar
Selección de las referencias a citar
Finalmente, creamos la bibliografía ubicándola donde consideremos oportuno dentro del escrito por medio del icono Insert Bibliography, obteniendo así nuestras referencias por orden alfabético.

Inclusión de la bibliografía
Una vez hayamos insertado la bibliografía en el documento, ésta se irá actualizando automáticamente conforme vayamos añadiendo nuevas citas en nuestro texto. Por el contrario, si borramos alguna cita, su referencia no se borrará de la bibliografía, sino que deberemos hacerlo nosotros.

6 Comentarios

  • Esteban22 diciembre 2014 a las 23:53

    Gracias por las referencias.

  • Javier Alba-Tercedor13 febrero 2015 a las 21:08

    Ya sabes que gracias al resumen tan ben hecho y a tu presentacion, soy ahora un fanático usuario de Mendeley. De hecho el 19 y el 25 de Febrero daré unos seminarios en la Fac de Ciencias de Granada. Mira el Mendeley los resúmenes. Por supuesto que recomiendo tu resumen y dirijo a todos a esta página. Saludos

  • Esteban13 febrero 2015 a las 21:35

    Javier, me alegra mucho que la sesión tuviera tan buenos resultados contigo. Tenemos por ahí otras herramientas que a buen seguro te convencen.

  • Leonardo Jofré6 julio 2016 a las 20:31

    a mi si me sincroniza los archivos entre el ipad y el mac ¿por qué dice que solo mantiene las referencias sincronizadas?

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